정돈된 포맷의 윈도우 엑셀 시트를 만들어야 하는 두 가지 이점
다른 사람이 작성한 엑셀 파일을 보면 보고 이해하기가 어렵습니다. 엑셀을 하면서 거부감이 드는 이유가 바로 빠르게 이해할 수 없다는 것입니다. 보기 힘든 엑셀 파일은 계산에 대한 실수가 이어지고 작업효율도 떨어집니다. 왜일까요? 그 이유를 알아보도록 하겠습니다.
▣ 정돈된 포맷의 윈도우 엑셀 시트를 만들어야 하는 두 가지 이점
포맷이란?
포맷(format)은 형식, 서식, 초기화, 체제 등의 뜻을 가진 말로 출판 문서 포맷, 미디어 영상 포맷, 오디오 포멧, 컴퓨터 파일 형식 디스크 포맷 등 일정한 형식의 틀을 가리킵니다.
첫 번째 이점은 계산 실수를 줄일 수 있습니다.
타인이 만든 엑셀 표는 어디에 무엇이 계산되어 있는지 파악하는 노력을 해야 하는 데 이것 자체가 엑셀을 하면서 스트레스를 받는 이유입니다. 그럼 스트레스를 받지 않으려면 '누구나 쉽게 알 수 있는 윈도우 엑셀 시트를 만드는 일에 집중하는 것입니다' 누구나 알기 쉬운 윈도우 엑셀 시트를 만든다면 표의 구조 때문에 고민하지 않고 바로 업무를 시작할 수 있습니다.일을 하다보면 중도에 퇴직하는 사람들로부터 인수인계를 받아야하는데 알기 쉬운 윈도우 엑셀시트를 만들었다면 순조로운 업무 인수인계가 가능할 것입니다.
두 번째 이점은 엑셀을 사용하는 사람들로부터 신뢰를 얻을 수 있습니다.
보통의 영업자료가 아닌 업무 보고용 자료라면 내용이 아무리 좋더라도 가독성도 좋아야 하고 외형(겉모양)도 좋아야 합니다. 이런 이유 때문에 엑셀자료는 누가 봐도'멋지다. 알기 쉽다;'라고 생각하는 정돈된 포맷을 만드느데 노력을 해야 사람들로부터 신뢰를 받을 수 있습니다.
보기 쉬운 엑셀 시트를 만드는 것은 구체적으로 어떤 것을 말하는 것일까요?
똑같은 자료를 만들더라도 만든 사람마다 틀리다면 무엇이 문제일까요! 바로 규칙이 없기 때문입니다.'혼자에게만 보기 쉬운 것이 되지 않기 위해서는 정돈된 포멧규칙을 정하는 것입니다.포멧을 정하는 데에는 개성보다는 정돈된 규칙이 중요합니다.프레젠테이션 슬라이드에도 엑셀 표에도 상세한 포멧 규칙이 있다면 그 규칙을 따르게해야합니다.엑셀 표를 만들 때 가독성 좋은 폰트를 사용하고 글자크기는 몇pt로하고 자간과 행간의 규격은 어떻게하는 지하는 규칙이 있으면 동일한 틀을 사용하여 익숙하게 될 것입니다.엑셀은 계산이 복잡하고 어렵기 때문에 내용을 이해하기는 쉽지 않은 데 표 형식 마저 다르다면 표 내용을 이해하는 것 자체로도 힘에 겹습니다.워드나 파워포인트는 자료에 표현 된것을 이해하면 되지만 엑셀은 계산과정을 이해하지 않으면 수치 정보의 양도 방대해집니다.표 안에 계산을 하나하나 확인해야하는데 표가 보기힘들고 어디에 무었이 있는지 모른다면 엑셀 계산을 꼼꼼하게 확인 못하게 되고 계산 실수가 생겨서 낭패를 보는 일이 발생합니다.
'보기 쉬운 규칙적인 포맷은 엑셀 표를 보기 쉽게 만들 뿐만 아니라 엑셀을 시용하는 모든 사람의 업무 효율과 업무 질 향상으로 이어집니다'
우리가 엑셀 표를 만들 때 포맷을 규칙화 하면 같은 포맷을 반복하므로 익숙해질수록 속도가 빨라지고 누가 만든 표라도 이해하기 쉽고 엑셀 계산이나 분석의 질이 향상될 수 있다는 것입니다.
엑셀을 다루는 데 있어 필요한 규칙을 익히는 것이 함수를 풀거나 표를 만든 것보다 앞서 이루어져야 한다고 생각합니다. 보기 쉬운 엑셀을 하기 위한 규칙들을 연재할 수 있는 기회가 되길 바라며 많은 호응과 격려 부탁드립니다.
